ALGEMENE VOORWAARDEN EN PRIVACYBELEID VOOR DE VERWERKING VAN GEGEVENS VAN SOLLICITANTEN

Algemeen

De Universiteit Antwerpen neemt de bescherming van de privacy van sollicitanten ernstig. We behandelen de informatie en persoonsgegevens die verzameld worden tijdens werving- en selectieprocessen steeds conform de geldende wetgeving. Verder treffen we de passende veiligheidsmaatregelen om uw gegevens te beschermen.

Hieronder geven we informatie over de wijze waarop de Universiteit Antwerpen persoonsgegevens inzamelt en verwerkt. U leest ook meer over uw rechten en over hoe u ze kunt uitoefenen. 

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

De Universiteit Antwerpen verzamelt, verwerkt en bewaart persoonsgegevens om kwaliteitsvolle, effectieve en efficiënte (aan)werving- en selectieprocessen mogelijk te kunnen maken.

Zo gebruiken we uw gegevens om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen; met u contact op te nemen, het selectieproces (waaronder screening, sollicitatiegesprekken, testen en/of assessments) te kunnen opvolgen en uitvoeren; en uw aanwerving of arbeidscontract te kunnen voorbereiden.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat we uw persoonsgegevens gebruiken om u op de hoogte te brengen over toekomstige vacatures of een werfreserve voor vergelijkbare vacatures op te bouwen.

De gegevens die u ter beschikking stelt worden ook gebruikt om het werving- en selectieproces van de Universiteit Antwerpen te kunnen analyseren en verbeteren. Met behulp van uw sociale data en de statistische verwerking daarvan, kunnen we nagaan of de sollicitantenpopulatie een reflectie is van de maatschappij en acties ondernemen om de instroom en gelijke kansen van sollicitanten te optimaliseren.

Welke gegevens verzamelen we?

Het gaat zowel om gegevens met betrekking tot uw kandidatenprofiel zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, … als om sollicitatiegegevens zoals uw motivatiebrief, curriculum vitae, kwalificaties, ...

Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

De Universiteit Antwerpen maakt gebruik van een e-recruitmentsysteem om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. Aanvullend bij de registraties en sollicitaties die u via het online sollicitatieplatform verricht, verzamelen we ook gegevens via andere elementen, zoals e-mail, persoonlijke contactmomenten, telefoongesprekken, videogesprekken en eventuele screeningstools (testen, vragenlijsten, assessments, …). Verder is het mogelijk dat de Universiteit Antwerpen de door u aangegeven referenties bevraagt; evenals uw gegevens ontvangt via externe werving- en selectiebureaus; eventueel verrijkt met publiek beschikbare relevante informatie.  

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

De Universiteit Antwerpen deelt de door u ter beschikking gestelde persoonsgegevens uitsluitend met personeelsleden van de Universiteit Antwerpen.

Voor zover dat van toepassing is bij de selectieprocedure, is het mogelijk dat de Universiteit Antwerpen uw gegevens deelt met derden, zoals externe juryleden, assessmentbureaus, leveranciers van testen … Alleen die gegevens die relevant zijn voor de uitvoering van de toegewezen opdracht zullen ter beschikking gesteld worden.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat uw gegevens met derden gedeeld worden in het kader van wettelijke verplichtingen.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

We bewaren uw gegevens niet langer dan nodig voor de opgegeven doeleinden.

Uw sollicitatiegegevens worden minstens bijgehouden zolang het selectieproces loopt en worden verwijderd conform de statutaire en wettelijke voorschriften die van toepassing zijn.

Globaal genomen bewaren we uw gegevens gedurende vijf jaar, en dit vanaf het moment van registratie en van elke nieuwe sollicitatie. Met het oog op kwaliteitsbewaking is het mogelijk dat uw gegevens langer dan de initiële duur van 5 jaar statistisch verwerkt worden. De Universiteit Antwerpen werkt in dat geval met gepseudonimiseerde persoonsgegevens.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als sollicitant heeft u recht op informatie en toegang tot de door u ter beschikking gestelde persoonsgegevens. Voor aanvragen tot verbetering, aanvulling, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij het Departement Personeel en Organisatie. U kunt ook de overdracht van uw persoonsgegevens aanvragen, voor zover dit technisch mogelijk is, en uw toestemming tot het verwerken van uw persoonsgegevens intrekken.

Voor de uitoefening van uw rechten als sollicitant kunt u terecht op dpo@uantwerpen.be.

Bij wie kunt u terecht met een vraag of klacht?

Op de volgende website vindt u meer informatie over de privacyverklaring van de Universiteit Antwerpen: https://www.uantwerpen.be/nl/overuantwerpen/missie-en-visie/privacyverklaring/

Bij vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van werving- en selectieprocedures of het e-recruitmentsysteem kunt u contact opnemen met het Departement Personeel en Organisatie van de Universiteit Antwerpen, dat bereikbaar is op dpo@uantwerpen.be en kantoren heeft te Middelheimlaan 1, 2020 Antwerpen.  

Bij vragen of opmerkingen omtrent de bescherming van uw persoonsgegevens kunt u bovendien contact opnemen met de functionaris van gegevensbescherming van de Universiteit Antwerpen, die per mail bereikbaar is op privacy@uantwerpen.be en een kantoor heeft te Venusstraat 35, 2000 Antwerpen.

Verder kunt u ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”).